Kosten in der ERP-Auswahl, ERP-Einführung und der ERP-Nutzung

ERP-Kosten: Ein ERP-System unterstützt als zentraler Digitalisierungsbaustein die Abwicklung nahezu aller Geschäftsprozesse eines Unternehmens, entsprechend umfangreich und aufwändig ist die Einführung und Nutzung eines ERP-Systems und entsprechend vielfältig ist auch das Thema der ERP-Kosten. Wenig überraschend sind die ERP-Kosten typischerweise der größte Anwendungs-bezogene IT-Kostenblock in einem Unternehmen.

Interne ERP-Kosten

Im Wesentlichen bestehen die internen Kosten aus Personalkosten, genau genommen handelt es sich um die Inanspruchnahme von Personalressourcen während der Auswahl, Einführung und der Nutzung des ERP-Systems. So lange das Unternehmen hierfür keine zusätzlichen Mitarbeiter einstellen muß, Überstunden oder Boni bezahlt fallen streng genommen keine zusätzlichen Kosten an. Salopp kann man hier von „eh da Kosten“ sprechen.

Allerdings ist die Inanspruchnahme von Personalressourcen in der ERP-Einführungsphase gewaltig. Für welche Aufgaben fallen diese Aufwendungen an? Aus Vertragsjuristischer Sicht werden sie als „Mitwirkungspflichten des Auftraggebers“ bezeichnet. Aus der Projektorganisations-Sicht der Rollen und Gremien sind es die Aufgabenbereiche:

• Lenkungskreis
• Projektleitung
• Projektkernteam
• Teilprojektleitung
• Key User

Als grobe Orientierung fallen hierfür an Aufwandstagen das Zweifache der externen Dienstleistungstage an.

Externe ERP-Kosten

Die externen Kosten können inhaltlich in die Bereiche Dienstleistungen, Software, Hardware sowie Wartung und Pflege aufgegliedert werden. Bei der Software kann im Wesentlichen weiter nach ERP-System und Datenbank unterteilt werden, wobei das ERP-System den wesentlichen Teil der Softwarekosten darstellt.

Bei der Hardware können Kosten anfallen für Server, Netzwerk, Speicher und ggf. für die Aufrüstung der bestehenden Clients. Üblicherweise entsprechen die Hardwarekosten nur einem Bruchteil der Softwarekosten. Die Wartungs- und Pflegekosten sind aufgrund des Umfanges von ERP-Systemen beträchtlich.

Die Dienstleistungen sind typischerweise der größte Kostenblock in der ERP-Auswahl und in der Einführungsphase. Die Dienstleistungen können zunächst nach Beratungsleistungen der Software-Anbieter und den Anbieter-unabhängigen Beratungsleistungen unterschieden werden. Letztere fallen gleich zu Beginn im Vorprojekt für die Prozessanalyse und ERP-Auswahl an. In der Regel erbringt ein unabhängiges ERP-Auswahl-Beratungsunternehmen diese Dienstleistungen, die in vielen Fällen in der Vertragsphase durch eine juristische Beratung eines Fachanwalts für IT-Vertragsrecht ergänzt wird.

Kosten für eine unabhängige Beratung können auch in der ERP-Einführungsphase entstehen, z. B. bei Bedarf für die Interims-Projektleitung, zur Unterstützung der Projektleitung des Anwenderunternehmens oder im Bereich der externen Qualitätssicherung. Insgesamt sind diese Anbieter-unabhängigen Beratungskosten aber vergleichsweise gering gegenüber dem Hauptblock der externen Dienstleistungen des ERP-Anbieters. Diese sind vielfältig und umfangreich, z. B. für Projektleitung, Installation der Software, Prototyperstellung, Fachkonzepte sowie Customizing bzw. Parametrisierung und Inbetriebnahme des ERP-Systems.

Besonders zu erwähnen sind die Aufgabenbereiche Softwareanpassungen, Datenübernahme, Formularerstellung und Schnittstellenrealisierung. Diese werden in den meisten ERP-Projekten deutlich unterschätzt und entwickeln sich häufig zu Kostentreibern. Weitere Kosten fallen an für Schulungen im Bereich Systemadministration und Tools, Schulung der Key User und bei Bedarf auch die Schulung der End User. Nicht zu vergessen sind Dienstleistungskosten für Test und Abnahme und die Echtbetriebsunterstützung.

Zusammenfassend belegt die Projektpraxis, dass die externen Dienstleistungen des ERP-Anbieters und der interne Personalaufwand typischerweise eher „aus dem Ruder laufen“ als die Software-, Hardware und Wartungskosten.

Einmalige und laufende Kosten, on premises oder cloud

Beim cloud-Betrieb fallen die Kosten in der Regel monatlich abhängig von der Anzahl User und dem genutzten Funktionsumfang an und können Software-, Server-Hardware- und Wartungskosten subsumieren. Im Gegensatz dazu fallen beim on premises Betrieb Software-, Server-Hardwareinvestitionen einmalig im Rahmen des ERP-Einführungsprojektes an, diese  können als Abschreibungsaufwand über einen mehrjährigen Zeitraum bilanziell verteilt werden. Die laufenden Kosten sind beim on prem Betrieb geprägt von den Software-Wartungskosten und den Kosten für den Rechenzentrumsbetrieb. Damit unterscheiden sich die Betriebsmodelle hinsichtlich des Anfalls der Kosten vor allem bei Softwarekosten, Hardwarekosten und Wartung.

Ein Großteil der primär nach Sachinhalten dargestellten Aufwendungen fällt unabhängig vom Betriebsmodell an. Die Kosten verlagern sich allerdings in großem Masse von Einmalkosten bei on premises hin zu laufenden Kosten im cloud Betrieb. So verschieben sich beispielsweise interne Personalaufwendungen für die Installation des ERP-Systems und die Sicherstellung des laufenden Betriebes hin zu Aufwendungen des cloud-Anbieters und sind damit Teil der monatlich anfallenden cloud-Kosten.

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